В условиях бюджетных ограничений малый и средний бизнес часто отказывается от цифровизации, направляя средства на текущие нужды, коммуналку и зарплату сотрудников. Но именно рутина подсказывает: переводить процессы в цифру нужно как можно скорее. Это поможет сократить издержки, упорядочить документооборот и освободить специалистов для стратегических задач. Сегодня есть решения, которые не требуют больших вложений и быстро окупаются. В статье разберём, как начать цифровую трансформацию без ущерба для бюджета.
Реальные кейсы успешной цифровизации небольших компаний
Покажем на примере бизнесов, в которых работают от 20 до 50 человек, как перевод процессов в цифру меняет ситуацию.
Кейс 1: система для трёх пользователей
У компании по производству газоаналитического оборудования громоздкий документооборот, который обрабатывают всего 3 сотрудника. Половина документов приходила через ЭДО, другая — в бумажном виде. Корректность работы с входящей, исходящей и внутренней корреспонденцией контролировал генеральный директор. Это занимало много времени и мешало стратегическим задачам.
Решение: внедрены «Делопроизводство» и «Договоры».
Это помогло:
- вести всё делопроизводство в одной системе;
- ускорить согласование документов по настроенным маршрутам;
- сделать прозрачным контроль за движением документов;
- отказаться от бумажного журнала регистрации.
Важно: систему легко масштабировать по мере роста компании — даже без помощи разработчика (через no-code).
Кейс 2: цифровое управление выпуском модной одежды
Компании, ежегодно выпускающей несколько коллекций одежды, стало сложно контролировать этот процесс и управлять проектной документацией.
Решение: внедрено «Управление проектами» и «Совещания».
В результате:
- упорядочена работа с проектными документами;
- настроены процессы разработки технической документации;
- автоматизирована выдача поручений;
- снижены риски просрочки выпуска коллекций.
Кейс 3: единый документооборот для двух компаний
Две компании холдинга с 1200 контрактами в год использовали архаичное согласование по email, что вело к рискам и потерям.
Решение: автоматизирован договорной блок через систему «Договоры». Плюсы:
- быстрый доступ к истории согласования;
- подписание через мобильное приложение;
- контроль процессов вне офиса;
- понятный поиск исторических данных.
Планируется интеграция с оператором ЭДО для обмена юридически значимыми документами.
Почему малому бизнесу не нужна «тяжёлая» система?
Все кейсы объединяет одно: внедрение готовых решений без доработок. Компании выбрали СЭД для малого бизнеса за:
- быстрое внедрение;
- отсутствие необходимости в программистах;
- доступную цену;
- быстрый эффект;
- возможность масштабирования.
С чего начать цифровизацию с нуля?
Анализ
В первую очередь нужно провести ревизию документооборота и процессов и выявить самые трудоемкие этапы. Затем — решить, какая именно функциональность нужна прямо сейчас и будет использоваться ежедневно. Если процессы в компании не описаны, необходимо подготовить регламенты.
Выбор ПО
Чтобы не ошибиться, рекомендуем не только изучить функциональность ПО: обязательно уточните возможности интеграции с сервисами, масштабируемость, оцените удобство интерфейса. Закажите демонстрацию системы и попробуйте протестировать ее на реальных задачах.
Внедрение
Для начального этапа цифровизации идеально подойдет облачный вариант системы — он не требует установки сервера и штатного ИТ-специалиста. Вариант самостоятельного и минимального внедрения — еще один способ сократить расходы.
Обучение сотрудников:
Нередко вендор помогает обучить сотрудников работе с системой. Кроме того, нередко и само ПО содержит много справок и различных материалов, которые помогут разобраться в функциональности и тонкостях работы. инары (очные/онлайн).
Какие процессы автоматизировать в первую очередь?
Must have для современной растущей компании:
- Делопроизводство: приказы, служебные записки, внутренняя переписка;
- Договоры: согласование, подписание, контроль сроков;
- Финансовый архив: хранение счетов, актов, накладных;
- Совещания: повестки, протоколы, поручения;
- Проекты: задачи, сроки, исполнители;
- КЭДО: кадровый документооборот, ознакомление с ЛНА, личный кабинет, прием на работу;
- Искусственный интеллект: генерация писем, служебных записок, повесток совещаний, подготовка аннотаций к документам.
Результат: меньше бумаг, меньше рутинных операций, меньше ошибок, меньше трудоемкости, больше прозрачности.
Как выбрать систему с минимальными затратами?
Ориентируйтесь на решения, оптимизирующие расходы на каждом этапе внедрения и эксплуатации.
- Начните со стандартной функциональности: такая система быстро устанавливается, в короткий срок дает эффект и стоит дешевле, чем ПО с доработками.
- Следующий критерий — готовые шаблоны. Они экономят время и деньги: не нужно разрабатывать процессы с нуля, можно сразу адаптировать типовые решения под свои задачи.
- Важна и возможность no-code-адаптации: когда сотрудники бизнеса сами настраивают процессы без привлечения программистов. Это исключает затраты на разработку и сокращает сроки внедрения изменений.
- Убедитесь, что система интегрируется с уже используемыми инструментами: 1С, электронным документооборотом (ЭДО), почтой. Так вы избежите дублирования данных и дополнительных трат на синхронизацию.
- Проверьте, включены ли в стоимость поддержка и обучение. Это убережёт от непредвиденных расходов на консультации и курсы для сотрудников.
Цифровизация может вписаться в бюджет, сроки и цели, если сосредоточиться на функциональности, закрывающей первостепенные задачи и выбирать систему по трём критериям: простота внедрения, удобство использования и возможность дальнейшего масштабирования.
Так вы точно достигнете результатов без крупных инвестиций.