Предприятиям, относящимся к категории малого и среднего бизнеса, невыгодно содержать большой штат. Услугами некоторых специалистов удобнее пользоваться на условиях аутсорсинга. В таком случае часть производственных и административных задач выполняется сторонними организациями — эта услуга называется аутсорсинг, сегодня подробно разберем, что это такое, какие несет преимущества и таит недостатки.
Содержание:
- Что такое аутсорсинг.
- Для чего компании пользуются аутсорсингом.
- Основные виды аутсорсинга:
- Преимущества и недостатки аутсорсинга.
- Как оплачиваются услуги аутсорсинга.
- Как перевести процесс на аутсорсинг:
Что такое аутсорсинг
Дословно этот термин переводится как «привлечение ресурсов со стороны». В бизнесе понятие означает использование услуг специалистов, не входящих в штат предприятия. Аутсорсеры чаще всего выполняют непрофильные задачи. Например, компания занимается организацией праздников. Содержать в штате бухгалтера небольшой фирме невыгодно. Поэтому она подписывает договор с аутсорсинговой компанией. Такая форма сотрудничества имеет следующие особенности:
- Аутсорсинговое соглашение заключается на длительный период.
- Подрядчики выполняют только второстепенные задачи. Аутсорсинговые компании разрабатывают и наполняют сайты, запускают рекламные кампании, выполняют уборку помещений.
- Сторонним компаниям передают обязанность выполнения бизнес-задач (подбора персонала, технического обслуживания компьютеров, составление бухгалтерских отчетов).
Для чего компании пользуются аутсорсингом
Подобные услуги требуются в следующих случаях:
- При недостаточности у организации средств для найма и оплаты труда всех работников. Сторонняя компания предоставляет услуги разово или периодически.
- При наличии непрофильных подразделений, не приносящих прибыль, но задействованных в обслуживании. Найм постоянного штата в этом случае ведет к убыткам.
- При невозможности выделения достаточного количества денег на второстепенные мероприятия. Поиск постоянных сотрудников затрудняется из-за предлагаемой такими организациями низкой заработной платы.
- При необходимости сокращения штата и расходов на оплату труда. Иногда бухгалтеру бывает нужно достичь требуемого уровня заработной платы персонала. В таком случае упраздняют низкооплачиваемые должности, обязанности передают аутсорсинговой организации.
Основные виды аутсорсинга
Услуги сторонних фирм для выполнения второстепенных задач классифицируют по специфике, объемам делегируемых обязанностей, геополитическим параметрам.
IT аутсорсинг
Оплата труда штатного программиста высока, однако задания для него появляются не каждый день. Это касается не только маленьких предприятий, располагающих сетью из 10-15 компьютеров, но и крупных промышленных объектов. Например, на аутсорс переведена часть IT-подразделений Сбербанка и Роснефти. Штатные программисты обслуживают только важные сегменты. IT-аутсорсинг делится на такие сферы:
- поддержание работоспособности техники;
- создание программ, ведение локальной сети.
Аутсорсинг бухгалтерии
Такие услуги используются небольшими организациями. Маленькие фирмы не нуждаются в сложной бухгалтерии. Передавая задачи по составлению отчетов сторонней компании, руководство экономит на оплате труда штатного работника, установке и обновлении специальных программ.
Аутсорсинг персонала
Использование услуг кадрового аутстаффинга упрощает поиск работников, снижает затраты. Особенно заметно это при найме персонала для выполнения временных задач. При аутстаффинге работник трудоустроен в агентстве, однако находится под руководством заказчика. Способ применяют при реализации проектов, требующих быстрого завершения.
Аутсорсинг охраны труда
Если штат предприятия включает более 50 сотрудников, требуется создание службы, занимающейся вопросами безопасности производственных процессов. Такие обязанности можно делегировать сторонним специалистам. Стоимость услуг зависит от сферы деятельности фирмы-заказчика, численности персонала, условий труда.
Логистический аутсорсинг
В этом случае часть задач, связанных с перевозками, передается сторонней компании. Последняя располагает специализированными программами, транспортными средствами и маршрутными картами, необходимыми для выполнения операции. Аутсорсинг снижает затраты на логистику. Судя по опыту зарубежных фирм, экономия достигает 99%. Качество обслуживания не только не страдает, но и улучшается.
Юридический аутсорсинг
Услугами юриста небольшие компании пользуются не чаще раза в месяц. Держать такого сотрудника в штате нецелесообразно. Заключая договор со сторонней организацией, фирма не только экономит на оплате труда, но и рассчитывается по факту оказания услуг.
Преимущества и недостатки аутсорсинга
Изучив особенности этой формы сотрудничества, руководитель компании поймет, какие задачи стоит оставить штатным работникам, какие ‒‒ делегировать сторонним специалистам.
| Плюсы аутсорсинга | Минусы аутсорсинга | |
|---|---|---|
| 1. | Возможность выполнения основных задач без отвлечения на второстепенные | Невозможность изменения условий договора. Штатному работнику можно поручить задачи, не считающиеся прямыми должностными обязанностями. Заработную плату при этом увеличивать необязательно. Аутсорсер не отклоняется от условий контракта |
| 2. | Получение качественных услуг от квалифицированных специалистов | Сложность ознакомления стороннего сотрудника со спецификой деятельности компании |
| 3. | Гарантия выполнения задач в поставленные сроки, получение требуемого результата | Невозможность проверки знаний и навыков привлекаемых аутсорсеров |
| 4. | Экономия денег на оплате труда | Сложность взаимодействия подрядных и штатных сотрудников |
| 5. | Снижение налоговой нагрузки | Высокий риск простоев. Такое случается, если на условиях аутсорсинга осуществляется, например, ремонт техники или оборудования. Сторонний специалист приезжает не сразу. Штатный работник устраняет поломку оперативно |
Все описанные факторы напрямую зависят от специфики работ и условий.
Как оплачиваются услуги аутсорсинга
При расчете стоимости работы учитывают усредненные тарифы по каждой задаче. На общую сумму влияют и такие факторы:
- наличие дополнительных услуг;
- число фирм или подразделений с отдельным балансом;
- сложности расчета, вызываемые сроками сотрудничества, сменным режимом работы и т.д.;
- уровень автоматизированности предприятия.
В налоговом учете расходы на аутсорсинг отражаются как прочие затраты. Выставленная сторонней компанией сумма НДС подлежит вычету при наличии счета-фактуры. В бухгалтерском учете подобные расходы относятся к управленческим или производственным (в зависимости от типа услуг).
Как перевести процесс на аутсорсинг
Переход к такой форме сотрудничества осуществляется в несколько этапов.
1. Анализ деятельности
Изучив преимущества аутсорсинга, не стоит сразу подписывать договор и передавать задачи сторонним специалистам. Возможно, фирма не нуждается в аутсорсинговых услугах. Чтобы понять это, нужно:
- Рассчитать расходы на оплату труда работников каждого сегмента.
- Узнать, сколько стоят услуги аутсорсинговой организации.
- Сравнить полученные значения. Принять окончательное решение.
2. Выбор аутсорсера
От правильности выполнения этого действия зависит качество работы. Нужно составить перечень требований, изучить предложения, отметить подходящие варианты. Среди них выбирают компанию, имеющую наибольшее количество положительных отзывов. Обязательна проверка разрешительной документации.
3. Изучение договора
Документ должен содержать полный перечень передаваемых аутсорсеру задач. Самыми важными пунктами считаются:
- предмет договора;
- количество привлекаемых сотрудников, их квалификация;
- объем обязанностей;
- способы оплаты услуг;
- порядок приемки выполненных работ;
- условия расторжения договора.
Аутсорсинговая деятельность не регулируется законодательством. Контролировать выполнение условий сотрудничества можно только с помощью договора. Поэтому его составлению уделяют особое внимание, не забывают про спорные моменты.
4. Подписание договора
На этом этапе потребуется помощь юриста. Договор должен включать пункт о конфиденциальности. Подробно расписывают и действия, выполняемые в случае несоблюдения условий соглашения.
5. Переход на новый формат
Заказчик после подписания договора знакомит аутсорсера со спецификой деятельности компании. Новый сотрудник должен полностью погрузиться в процесс. Чем быстрее между ним и штатными работниками установится взаимопонимание, тем лучше будет результат.
6. Контроль качества работы подрядчика
Порядок сдачи и принятия отчетов оговаривается на этапе составления договора. Он должен давать возможность изменения плана дальнейших действий в случае обнаружения ошибок. Постоянный контроль работы аутсорсера исключает возникновение ситуаций, способных привести к провалу проекта.